당신은 주제를 찾고 있습니까 “lista obecności pracowników a rodo – Lista obecności a RODO“? 다음 카테고리의 웹사이트 https://ppa.charoenmotorcycles.com 에서 귀하의 모든 질문에 답변해 드립니다: https://ppa.charoenmotorcycles.com/blog/. 바로 아래에서 답을 찾을 수 있습니다. 작성자 PoradyODO 이(가) 작성한 기사에는 조회수 23회 및 좋아요 없음 개의 좋아요가 있습니다.
Zakaz umieszczania informacji na liście obecności z uwagi na RODO jest absurdalny. Nie ma przepisu prawa pracy, który nakazywałby pracodawcom prowadzenie listy obecności jako sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Żaden też przepis prawa pracy nie definiuje jej „zawartości”.Lista obecności, w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy, nie jest obowiązkowa. Ale i tak warto ją prowadzić Wyliczenie tego ile czasu pracował każdy z zatrudnionych w danej firmie, jest jednym z najważniejszych zadań pracodawcy.Pracownik nie musi informować współpracowników o szczegółach swojej nieobecności związanej z chorobą, jednak powinien poinformować przełożonego lub dział kadr o przyczynie swojej absencji. Pracodawcy mogą prowadzić listy obecności oddzielnie dla każdego pracownika i tylko do wglądu danej osoby.
lista obecności pracowników a rodo 주제에 대한 동영상 보기
여기에서 이 주제에 대한 비디오를 시청하십시오. 주의 깊게 살펴보고 읽고 있는 내용에 대한 피드백을 제공하세요!
d여기에서 Lista obecności a RODO – lista obecności pracowników a rodo 주제에 대한 세부정보를 참조하세요
Czy w świetle RODO nadal można stosować praktykę, zgodnie z którą pracownik, potwierdzając przybycie do pracy, wpisuje godzinę wejścia i wyjścia na liście obecności?
lista obecności pracowników a rodo 주제에 대한 자세한 내용은 여기를 참조하세요.
Jak prowadzić listy obecności zgodnie z RODO?
Ewencja czasu pracy. Warto pamiętać, że prowadzenie listy obecności nie zastępuje obowiązku prowadzenia ewencji czasu pracy pracownika.
Source: poradnikprzedsiebiorcy.pl
Date Published: 6/14/2021
View: 2136
Lista obecności pracowników – treść, obowiązek i RODO
Lista obecności pracowników a RODO. Jak słusznie zauważyłeś, ewencja czasu pracy zawiera szereg szczegółowych informacji na temat czasu pracy …
Source: ipersonel.pl
Date Published: 2/7/2022
View: 3687
Lista obecności pracowników zgodna z RODO – Faktura XL
Lista obecności jest dokumentem rejestrującym godziny przyjścia i … się w systemie informatycznym). lista obecnosci pracownikow RODO.
Source: www.fakturaxl.pl
Date Published: 12/23/2021
View: 6037
Lista obecności pracowników zgodna z RODO
Lista obecności pracowników zgodna z RODO … Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewencję czasu pracy w celu prawłowego ustalenia wynagrodzenia …
Source: www.doering-partnerzy.pl
Date Published: 9/24/2021
View: 8626
Lista obecności w pracy – jak zadbać by była zgodna z RODO?
Na liście obecności nieobecność odnotowuje pracownik, nie pracodawca. To sam pracownik pisze tam, że go nie było, a czasem dlaczego go nie było, ale nigdy nie …
Source: www.nowiny.gliwice.pl
Date Published: 11/20/2022
View: 6828
Lista obecności a RODO – Kadry w pigulce
29 § 3 Kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o przyjętym …
Source: kadrywpigulce.pl
Date Published: 11/10/2022
View: 5504
Lista obecności zgodna z RODO o czym trzeba pamiętać?
Pozwala potwierdzić przybycie i obecności w pracy pracowników. Zazwyczaj taka lista zawiera datę, dane osobowe pracownika, jego podpis i …
Source: ozzpt.org.pl
Date Published: 8/21/2021
View: 6446
Lista obecności zgodna z RODO – Biuro Rachunkowe • GRIMP
Najczęściej na takiej liście znajdują się następujące informacje: data, dane osobowe pracownika i jego podpis oraz określenie czasu pracy danego …
Source: grimp.pl
Date Published: 5/13/2021
View: 8414
LISTY OBECNOŚCI ZGODNE Z RODO Księgowość Warszawa
Najczęściej na takiej liście znajdują się następujące informacje: data, dane osobowe pracownika i jego podpis oraz określenie czasu pracy danego dnia. Może być …
Source: ebiuroprofit.pl
Date Published: 11/16/2022
View: 530
주제와 관련된 이미지 lista obecności pracowników a rodo
주제와 관련된 더 많은 사진을 참조하십시오 Lista obecności a RODO. 댓글에서 더 많은 관련 이미지를 보거나 필요한 경우 더 많은 관련 기사를 볼 수 있습니다.
주제에 대한 기사 평가 lista obecności pracowników a rodo
- Author: PoradyODO
- Views: 조회수 23회
- Likes: 좋아요 없음
- Date Published: 2020. 2. 4.
- Video Url link: https://www.youtube.com/watch?v=vBViHNuSrgM
Czy lista obecności jest obowiązkowa 2022?
Lista obecności, w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy, nie jest obowiązkowa. Ale i tak warto ją prowadzić Wyliczenie tego ile czasu pracował każdy z zatrudnionych w danej firmie, jest jednym z najważniejszych zadań pracodawcy.
Jak prowadzić listy obecności zgodnie z Rodo?
Pracownik nie musi informować współpracowników o szczegółach swojej nieobecności związanej z chorobą, jednak powinien poinformować przełożonego lub dział kadr o przyczynie swojej absencji. Pracodawcy mogą prowadzić listy obecności oddzielnie dla każdego pracownika i tylko do wglądu danej osoby.
Czy lista obecności jest dokumentem?
Poprzez listy obecności należy rozumieć dokumenty, w których określone zostają godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy przez osoby zatrudnione w danej firmie na podstawie umowy o pracę. Jak się okazuje, jest to uprawnienie, a nie obowiązek pracodawcy.
Czy trzeba przechowywać listy obecności?
Obecnie jednak mamy już przepisy, które dość jasno określają, że ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez okres 10 lat. Wynika to z art.
Jaka kara za brak listy obecności?
Obowiązek ten dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale także mianowania, powołania czy wyboru. Za brak ewidencji czasu pracy grozi kara grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.
Czy Inspekcja pracy sprawdza listy obecności?
Skoro żaden przepis nie wymaga prowadzenia list obecności pracowników, to nie ma podstaw prawnych do tego, aby PIP żądała och prowadzenia lub nawet okazania.
Czym można zastąpić listę obecności?
Ewidencja czasu pracy zawiera więcej informacji niż lista obecności. Odnotowuje się w niej prace w niedziele i święta, godziny nadliczbowe, urlopy, zwolnienia lekarskie, a także wszelkie inne nieobecności w pracy (usprawiedliwione i nieusprawiedliwione).
Co musi być na liście obecności?
Powinien znaleźć się w nich zapis określający formę dokumentowania przybycia i obecności pracownika do miejsca zatrudnienia, a także jego nieobecności w danym dniu. Szczegółowy dotyczące działania listy obecności określa pracodawca.
Gdzie powinna znajdować się lista obecności pracowników?
Lokalizacja listy obecności
Listę obecności należy umieścić w takim miejscu, aby dostęp do niej mieli jedynie zatrudnieni pracownicy. W praktyce, listy obecności umieszczane są w sekretariacie, recepcji, rejestracji lub nawet w szatni zakładu pracy.
Czy można zrezygnować z listy obecności?
Ze względu na RODO i ograniczenia w przetwarzaniu danych osobowych, w tym danych o stanie zdrowia pracownika. Reasumując, jeśli pracodawca decyduje się na stosowanie listy obecności, nie może jednocześnie zrezygnować z prowadzenia oficjalnej ewidencji pracy.
Czy trzeba codziennie podpisywać listę obecności w pracy?
Taki sposób potwierdzania obecności w pracy jest prawidłowy. Nie ma przeszkód, aby zastosować różne sposoby potwierdzania obecności w pracy w jednym zakładzie pracy, w zależności od grupy zawodowej. W praktyce pracownicy swoje przybycie i obecność w pracy potwierdzają najczęściej podpisując codziennie listę obecności.
Czy na liście obecności muszą być godziny pracy 2021?
Podsumowując, o ile pracodawca musi prowadzić szczegółową ewidencję czasu pracy każdego pracownika, uwzględniającą wszelkie wymagane przez rozporządzenie elementy (w tym godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy), o tyle lista obecności, jako dodatkowy niezależny dokument, nie jest konieczna.
Jak dlugo przechowywać listy obecności?
Przede wszystkim nie można listy obecności archiwizować w aktach osobowych ani w pozostałej dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy. Tym samym listy obecności należy archiwizować osobno, przez okres 3 lat, albowiem po takim okresie przedawniają się roszczenia materialne wynikające ze stosunku pracy.
Jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe?
należy przechowywać przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył pracę. Natomiast wnioski osób zatrudnionych do końca grudnia 2018 r. przechowywane powinny być przez 3 lata. Ustawa z 1 stycznia 2019 usystematyzowała zasady prowadzenia akt osobowych i kart ewidencji czasu pracy.
Jak długo należy przechowywać ewidencję czasu pracy?
Pracodawca ma obowiązek przechowywać ewidencję czasu pracy nie tylko w czasie zatrudnienia pracownika, ale także przez okres 10 lat, który liczony jest od końca roku kalendarzowego, którym zakończył się stosunek pracy.
Czy można zrezygnować z listy obecności?
Ze względu na RODO i ograniczenia w przetwarzaniu danych osobowych, w tym danych o stanie zdrowia pracownika. Reasumując, jeśli pracodawca decyduje się na stosowanie listy obecności, nie może jednocześnie zrezygnować z prowadzenia oficjalnej ewidencji pracy.
Czym można zastąpić listę obecności?
Ewidencja czasu pracy zawiera więcej informacji niż lista obecności. Odnotowuje się w niej prace w niedziele i święta, godziny nadliczbowe, urlopy, zwolnienia lekarskie, a także wszelkie inne nieobecności w pracy (usprawiedliwione i nieusprawiedliwione).
Czy lista obecności jest ewidencja czasu pracy?
Podsumowując, o ile pracodawca musi prowadzić szczegółową ewidencję czasu pracy każdego pracownika, uwzględniającą wszelkie wymagane przez rozporządzenie elementy (w tym godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy), o tyle lista obecności, jako dodatkowy niezależny dokument, nie jest konieczna.
Kiedy należy podpisać listę obecności?
Listy obecności pracownicy podpisują w biurze po zakończeniu miesiąca za wszystkie dni miesiąca.
jak je prowadzić zgodnie z RODO?
Listy obecności, podpisywane przez pracowników w celu jej potwierdzenia, stanowią najprostszy sposób monitorowania frekwencji w pracy. Pracodawcy stosują różne metody potwierdzania przybycia, obecności i absencji w pracy, np. w postaci przyłożenia karty pracowniczej do czytnika, zalogowania się w systemie informatycznym lub złożenia podpisu na powyżej wspomnianej liście obecności.
Zasady potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności w pracy
Zgodnie z Kodeksem pracy w regulaminie pracy warto uregulować zasady organizacji i porządku w zakładzie pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy, przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w niej (art. 1041 § 1 Kodeksu pracy). Jeśli w zakładzie pracy nie obowiązuje regulamin pracy, pracodawca o powyższych zasadach potwierdzania przybycia obecności oraz usprawiedliwianiu nieobecności informuje na piśmie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 § 3 Kodeksu pracy).
Warto przypomnieć, że zgodnie z art. 1 i art. 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. (Dz. U. 2014 poz. 1632) w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.
Pracownik nie musi informować o przyczynie swojej nieobecności, w szczególności spowodowanej chorobą.
Dane osobowe a listy obecności
Zgodnie z art. 4 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej RODO – „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
Wobec powyższego na listach obecności zapisywane są dane osobowe takie jak imię i nazwisko pracownika oraz przyczyna nieobecności, np. choroba czy urlop. Warto zaznaczyć, że informacje te mogą naruszać przepisy o RODO.
Zgodnie z art. 5 RODO dane osobowe muszą być:
przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą;
zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
Zatem zapisywanie na listach obecności informacji związanych z chorobą pracownika przekracza zakres adekwatności i niezbędności celów przetwarzania danych, z uwagi na to, że listy obecności służą przede wszystkim sprawdzeniu obecności pracowników w pracy.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO zabrania się przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby. Zatem dane dotyczące zdrowia nie powinny być przetwarzane i ujawniane na listach obecności, ponieważ należą do szczególnych kategorii danych, których przetwarzanie zgodnie z RODO jest zabronione.
Na skróty Rozliczaj wygodnie pracowników online! Generuj umowy i wyliczaj wynagrodzenia!
Generuj umowy i wyliczaj wynagrodzenia! Korzystaj z gotowych wzorów umów!
Korzystaj z gotowych wzorów umów! Zapomnij co to Płatnik! Załóż bezpłatne konto Zacznij bezpłatny 30 dniowy okres próbny bez żadnych zobowiązań!
Ewidencja czasu pracy
Warto pamiętać, że prowadzenie listy obecności nie zastępuje obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika. Każdy pracownik powinien mieć odrębną kartę ewidencji czasu pracy, w którym uwzględnione zostają godziny pracy w poszczególnych dniach, godziny nadliczbowe, praca w porze nocnej, w niedziele i święta, urlopy, zwolnienia od pracy, obecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione, zapis dni pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy.
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Może udostępnić tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie (art. 149 Kodeksu pracy). Informacje znajdujące się w ewidencji czasu pracy przygotowywane są przez dział kadrowy i mogą być udostępnione wyłącznie pracownikowi, którego to dotyczy, pracodawcy lub przełożonemu. Zatem przyczyna nieobecności, w szczególności spowodowana chorobą, należy do danych wrażliwych i nie powinna być ujawniana innym pracownikom i osobom postronnym.
Warto dodać, że zgodnie z Wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 30 maja 2013 roku, sygn. akt C-342/12, art. 2 lit. a) dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych należy interpretować w ten sposób, że ewidencja czasu pracy, taka jak ta, której dotyczy postępowanie główne, zawierająca w odniesieniu do każdego pracownika wskazanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, jak również odnośnych przerw lub odpoczynków, wchodzi w zakres pojęcia „danych osobowych” w rozumieniu tego przepisu.
Jak prowadzić listy obecności zgodnie z RODO?
Dotychczas na listach obecności zapisywane były takie informacje jak data, nazwa działu lub stanowiska pracownika, imię i nazwisko pracownika, godziny rozpoczynania i kończenia pracy, podpis pracownika. Informacje te nie muszą być zmieniane. Jednak pracodawcy powinni pamiętać o niepozostawianiu listy obecności w miejscu dostępnym dla wszystkich. Warto wskazać, że nie muszą one zawierać oznaczeń dotyczących nieobecności pracownika w pracy, informacje te mogą być uzupełniane przez dział kadr.
W celu ochrony danych osobowych warto przemodelować obecne sposoby prowadzenia listy obecności. Pracodawca może przygotować listy z imieniem i nazwiskiem pracownika, natomiast nieobecności powinny być zaznaczane jednym symbolem, bez względu na to, czy nieobecność jest spowodowana urlopem czy chorobą. Natomiast dział kadrowy będzie sam rozszyfrowywał symbol i umieszczał w ewidencji czasu pracy właściwy powód nieobecności. Pracownik nie musi informować współpracowników o szczegółach swojej nieobecności związanej z chorobą, jednak powinien poinformować przełożonego lub dział kadr o przyczynie swojej absencji. Pracodawcy mogą prowadzić listy obecności oddzielnie dla każdego pracownika i tylko do wglądu danej osoby. Mogą one również funkcjonować na zasadzie numerów przyporządkowanych pracownikom, przy których potwierdzają swoją obecność poprzez złożenie podpisu.
Konkludując warto podkreślić, że praktyka oznaczania absencji chorobowych na liście obecności jest niezgodna z przepisami o ochronie danych osobowych. Dane o stanie zdrowia pracownika są danymi wrażliwymi i są niezbędne tylko do wiadomości pracodawcy i działu kadr. Pracownik nie ma obowiązku informować o swoim stanie zdrowia innych współpracowników. Natomiast informacje te są niezbędne pracodawcy do wyliczenia wynagrodzenia czy rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę, np. w trybie art. 53 Kodeksu pracy, tj. długotrwałej niezdolności do pracy z powodu choroby. Pracodawcy powinni dostosować listy obecności stosowane dotychczas w swoich zakładach pracy do zasad ochrony danych osobowych. Lista obecności zawierająca imię i nazwisko pracownika, godzinę rozpoczynania i kończenia pracy wraz z podpisem pracownika jest prawidłowa. Jednak nie należy umieszczać tam informacji dotyczącej nieobecności związanej z chorobą czy urlopem.
Czy lista obecności jest obowiązkowa? Kodeks Pracy nic o niej nie mówi
Wyliczenie tego ile czasu pracował każdy z zatrudnionych w danej firmie, jest jednym z najważniejszych zadań pracodawcy. W końcu od tego zależy m.in. pensja pracownika. Pozostaje jednak pytanie, czy lista obecności jest obowiązkowa oraz czym różni się od ewidencji czasu pracy.
Każdy, kto zatrudnia pracownika, musi liczyć się z tym, że idzie za tym wiele obowiązków. Jednym z nich jest poprawne naliczanie wynagrodzenia, zwłaszcza w sytuacjach, gdy zatrudniony ma dni absencji.
W wielu firmach przyjęło się, że takim główny dokumentem, który służy do analizy tego, kto ile godzin spędził w pracy, jest lista obecności. Okazuje się jednak, że Kodeks Pracy w żadnym miejscu nie wskazuje, że taki dokument trzeba prowadzić. Z tego powodu pojawiają się pytania, czy lista obecności jest obowiązkowa.
Czy lista obecności jest obowiązkowa? Nie, ale bez niej ciężko rzetelnie zrobić ewidencję czasu pracy
Otóż nie trzeba jej prowadzić, bowiem obowiązkowa jest jedynie ewidencja czasu pracy. Wielu osobom może wydawać się, że to jest to samo, jednak nic bardziej mylnego. Lista obecności może jedynie stanowić punkt wyjścia do tworzenia ewidencji czasu pracy.
I często taka lista jest bardzo przydatna. Na niej to bowiem są nanoszone, najlepiej codziennie, informacje o tym, o której dany pracownik przyszedł do pracy, a o której wyszedł. Może być to robione w formie tradycyjnej, czyli pisemnie lub elektronicznie, np. poprzez karty, które zatrudniony odbija przy wejściu i wyjściu z zakładu.
Warto też wiedzieć, że aby wszystko było zgodne z zasadami RODO, to na takiej liście obecności nie powinien znajdować się np. powód nieobecności pracownika. Jeżeli nie pojawi się on danego dnia, to powinna pojawić się tylko informacja o jego absencji, ale bez podawania szczegółów. Wszystko po to, by chronić anonimowość zatrudnionych. Niektórzy z nich mogą bowiem sobie nie życzyć, by inni pracownicy, którzy też wpisują się na listę obecności widzieli, że był on w poniedziałek nieobecny np. z powodu zwolnienia lekarskiego albo opieki nad chorym dzieckiem. Takich informacji nie powinno się więc umieszczać.
Jednak aby dobrze wyliczyć wynagrodzenie za przepracowany miesiąc, to gdzieś takie dane o szczegółach absencji należy ująć. Zwłaszcza że od tego, czy pracownik był na zwolnieniu, czy na urlopie zależy wysokość jego pensji.
Obowiązkowa jest ewidencja czasu pracy. To z niej dokładnie wynika liczba przepracowanych godzin i przyczyny absencji
Od tego jest właśnie ewidencja czasu pracy. Ona, w przeciwieństwie do listy obecności, jest już obowiązkowa. Mówi o tym Kodeks Pracy:
Art. 149. § 1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.
Taką ewidencję pracy najczęściej prowadzi się w programie komputerowym, który ustala ją z danych, które uzyska na przykład z listy obecności, jeżeli jest ona prowadzona, z wniosków urlopowych czy z innych dostępnych danych. Takiej ewidencji nie musi podpisywać pracownik, chociaż jak widać w cytowanym przepisie, w każdej chwili może do niej zajrzeć.
Nie ma jednego wzoru, który mówi, jak wyglądać powinna ewidencja czasu pracy. Jednak w rozporządzeniu Ministra Pracy jest wykazane, że ewidencja musi zawierać informacje o:
liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy;
liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej;
liczbie godzin nadliczbowych;
dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;
liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia;
rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy;
rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy;
wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy;
czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Podsumowując, lista obecności nie jest obowiązkowym dokumentem i teoretycznie nie trzeba jej prowadzić. Jednak dokładne i rzetelne uzupełnienie ewidencji czasu pracy bez takiego pomocniczego dokumentu może być bardzo trudne, a często niemożliwe. Warto więc ją prowadzić i dbać o jej rzetelność, a przy okazji pamiętać, by nie wpisywać tam zbyt wielu szczegółów dotyczących nieobecności pracowników, tak by zrobić to zgodnie z przepisami dotyczącymi RODO.
jak je prowadzić zgodnie z RODO?
Listy obecności, podpisywane przez pracowników w celu jej potwierdzenia, stanowią najprostszy sposób monitorowania frekwencji w pracy. Pracodawcy stosują różne metody potwierdzania przybycia, obecności i absencji w pracy, np. w postaci przyłożenia karty pracowniczej do czytnika, zalogowania się w systemie informatycznym lub złożenia podpisu na powyżej wspomnianej liście obecności.
Zasady potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności w pracy
Zgodnie z Kodeksem pracy w regulaminie pracy warto uregulować zasady organizacji i porządku w zakładzie pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy, przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w niej (art. 1041 § 1 Kodeksu pracy). Jeśli w zakładzie pracy nie obowiązuje regulamin pracy, pracodawca o powyższych zasadach potwierdzania przybycia obecności oraz usprawiedliwianiu nieobecności informuje na piśmie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 § 3 Kodeksu pracy).
Warto przypomnieć, że zgodnie z art. 1 i art. 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. (Dz. U. 2014 poz. 1632) w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.
Pracownik nie musi informować o przyczynie swojej nieobecności, w szczególności spowodowanej chorobą.
Dane osobowe a listy obecności
Zgodnie z art. 4 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej RODO – „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
Wobec powyższego na listach obecności zapisywane są dane osobowe takie jak imię i nazwisko pracownika oraz przyczyna nieobecności, np. choroba czy urlop. Warto zaznaczyć, że informacje te mogą naruszać przepisy o RODO.
Zgodnie z art. 5 RODO dane osobowe muszą być:
przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą;
zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
Zatem zapisywanie na listach obecności informacji związanych z chorobą pracownika przekracza zakres adekwatności i niezbędności celów przetwarzania danych, z uwagi na to, że listy obecności służą przede wszystkim sprawdzeniu obecności pracowników w pracy.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO zabrania się przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby. Zatem dane dotyczące zdrowia nie powinny być przetwarzane i ujawniane na listach obecności, ponieważ należą do szczególnych kategorii danych, których przetwarzanie zgodnie z RODO jest zabronione.
Na skróty Rozliczaj wygodnie pracowników online! Generuj umowy i wyliczaj wynagrodzenia!
Generuj umowy i wyliczaj wynagrodzenia! Korzystaj z gotowych wzorów umów!
Korzystaj z gotowych wzorów umów! Zapomnij co to Płatnik! Załóż bezpłatne konto Zacznij bezpłatny 30 dniowy okres próbny bez żadnych zobowiązań!
Ewidencja czasu pracy
Warto pamiętać, że prowadzenie listy obecności nie zastępuje obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika. Każdy pracownik powinien mieć odrębną kartę ewidencji czasu pracy, w którym uwzględnione zostają godziny pracy w poszczególnych dniach, godziny nadliczbowe, praca w porze nocnej, w niedziele i święta, urlopy, zwolnienia od pracy, obecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione, zapis dni pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy.
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Może udostępnić tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie (art. 149 Kodeksu pracy). Informacje znajdujące się w ewidencji czasu pracy przygotowywane są przez dział kadrowy i mogą być udostępnione wyłącznie pracownikowi, którego to dotyczy, pracodawcy lub przełożonemu. Zatem przyczyna nieobecności, w szczególności spowodowana chorobą, należy do danych wrażliwych i nie powinna być ujawniana innym pracownikom i osobom postronnym.
Warto dodać, że zgodnie z Wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 30 maja 2013 roku, sygn. akt C-342/12, art. 2 lit. a) dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych należy interpretować w ten sposób, że ewidencja czasu pracy, taka jak ta, której dotyczy postępowanie główne, zawierająca w odniesieniu do każdego pracownika wskazanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, jak również odnośnych przerw lub odpoczynków, wchodzi w zakres pojęcia „danych osobowych” w rozumieniu tego przepisu.
Jak prowadzić listy obecności zgodnie z RODO?
Dotychczas na listach obecności zapisywane były takie informacje jak data, nazwa działu lub stanowiska pracownika, imię i nazwisko pracownika, godziny rozpoczynania i kończenia pracy, podpis pracownika. Informacje te nie muszą być zmieniane. Jednak pracodawcy powinni pamiętać o niepozostawianiu listy obecności w miejscu dostępnym dla wszystkich. Warto wskazać, że nie muszą one zawierać oznaczeń dotyczących nieobecności pracownika w pracy, informacje te mogą być uzupełniane przez dział kadr.
W celu ochrony danych osobowych warto przemodelować obecne sposoby prowadzenia listy obecności. Pracodawca może przygotować listy z imieniem i nazwiskiem pracownika, natomiast nieobecności powinny być zaznaczane jednym symbolem, bez względu na to, czy nieobecność jest spowodowana urlopem czy chorobą. Natomiast dział kadrowy będzie sam rozszyfrowywał symbol i umieszczał w ewidencji czasu pracy właściwy powód nieobecności. Pracownik nie musi informować współpracowników o szczegółach swojej nieobecności związanej z chorobą, jednak powinien poinformować przełożonego lub dział kadr o przyczynie swojej absencji. Pracodawcy mogą prowadzić listy obecności oddzielnie dla każdego pracownika i tylko do wglądu danej osoby. Mogą one również funkcjonować na zasadzie numerów przyporządkowanych pracownikom, przy których potwierdzają swoją obecność poprzez złożenie podpisu.
Konkludując warto podkreślić, że praktyka oznaczania absencji chorobowych na liście obecności jest niezgodna z przepisami o ochronie danych osobowych. Dane o stanie zdrowia pracownika są danymi wrażliwymi i są niezbędne tylko do wiadomości pracodawcy i działu kadr. Pracownik nie ma obowiązku informować o swoim stanie zdrowia innych współpracowników. Natomiast informacje te są niezbędne pracodawcy do wyliczenia wynagrodzenia czy rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę, np. w trybie art. 53 Kodeksu pracy, tj. długotrwałej niezdolności do pracy z powodu choroby. Pracodawcy powinni dostosować listy obecności stosowane dotychczas w swoich zakładach pracy do zasad ochrony danych osobowych. Lista obecności zawierająca imię i nazwisko pracownika, godzinę rozpoczynania i kończenia pracy wraz z podpisem pracownika jest prawidłowa. Jednak nie należy umieszczać tam informacji dotyczącej nieobecności związanej z chorobą czy urlopem.
obowiązki pracowników i pracodawcy
Autor
Ekspert – wfirma.pl Artykuły autora
Przedsiębiorcy zatrudniający u siebie pracowników muszą liczyć się z szeregiem obowiązków i formalności, jakie muszą na co dzień realizować. Jedne wymusza na nich polski ustawodawca, inne z kolei są konieczne po to, aby biznes dobrze funkcjonował. Do tych drugich można zaliczyć m.in. sporządzanie listy obecności pracowników, której głównym celem jest zapewnienie jak najwyższego poziomu organizacji pracy w danej firmie. O czym dokładnie mowa? Czym jest lista obecności? Podpowiadamy!
Lista obecności w zakładzie pracy
Do wszelkiego rodzaju list obecności jesteśmy przyzwyczajeni od najmłodszych, szkolnych lat. Jak się okazuje, nie inaczej jest wówczas, gdy podejmie się pracę zawodową i trzeba dostosować się do zasad obowiązującym w przedsiębiorstwie. Wiele osób zastanawia się z pewnością, jaka jest dokładnie rola listy obecności w pracy, czy jest ona obligatoryjna i kto jest odpowiedzialny za zarządzanie nią?
Lista obecności a polskie prawo
Poprzez listy obecności należy rozumieć dokumenty, w których określone zostają godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy przez osoby zatrudnione w danej firmie na podstawie umowy o pracę. Jak się okazuje, jest to uprawnienie, a nie obowiązek pracodawcy. Żaden z polskich aktów prawnych, w tym przede wszystkim Kodeks pracy, nie narzuca takiej formy potwierdzania obecności pracowników na stanowisku pracy. Kwestie te powinny zostać ujęte w obowiązującym w firmie regulaminie pracy, którego treść jest wiążąca dla pracowników oraz samego pracodawcy.
Jak prowadzić listę obecności?
Na przestrzeni ostatnich lat w wielu zakładach pracy wykształcił się jednak zwyczaj prowadzenia listy obecności w formie papierowej lub elektronicznej. W pierwszym przypadku pracownicy składają podpis na dokumencie, w drugim moment przybycia do pracy, jak i opuszczenia siedziby przedsiębiorstwa jest potwierdzony np. za pomocą kart magnetycznych odbijanych przy drzwiach. Coraz częściej także, szczególnie jeśli chodzi o pracowników biurowych, służy do tego zalogowanie się do systemu teleinformatycznego. Wiele firm karty magnetyczne zastępuje już nowocześniejszymi systemami identyfikującymi pracownika po odcisku palca, rozpoznającymi jego twarz czy zczytującymi indywidualny kod QR.
POLECAMY Ogłoszenia o pracę z całej Polski Poznaj wybrane oferty pracodawców
Poznaj wybrane oferty pracodawców Weź udział w rekrutacji
Weź udział w rekrutacji Podziel się opinią ZOBACZ OGŁOSZENIA Dowiedz się ile możesz zarabiać w innej firmie na takim samym stanowisku
Kto prowadzi listę obecności?
Lista obecności jest stosowana przede wszystkim w dużych firmach, choć nie tylko. W mniejszych i średnich przedsiębiorstwach służy ona bowiem nie tyle jako dowód na to, że pracownik rzetelnie podchodzi do czasu pracy, ale także pozwala na szybkie i łatwe obliczanie nadgodzin czy przysługujących dni wolnych. W większych przedsiębiorstwach za prowadzenie listy obecności odpowiada dział kadr, a na niższych szczeblach kierownicy poszczególnych działów czy zespołów. W mniejszych firmach zadanie to należy najczęściej do samego właściciela lub osoby odpowiedzialnej za prawidłowe funkcjonowanie pracy zespołu.
Co może zawierać lista obecności?
Na liście obecności powinny znaleźć się zaledwie podstawowe informacje dotyczące pracownika oraz przepracowanego przez niego czasu. Mowa tutaj przede wszystkim o imieniu oraz nazwisku takiej osoby czy nazwie stanowiska. Ponadto, warto umieścić tam dane bezpośredniego przełożonego lub osoby, która potwierdza, czy zadeklarowany przez zatrudnionego czas pracy jest zgodny ze stanem rzeczywistym. Niezwykle istotne jest również ujęcie ram czasowych, a więc dokładne oznaczenie dnia, miesiąca i roku, a pod koniec miesiąca określenie łącznej liczby przepracowanych godzin. Nie można zapomnieć o miejscu na podpis pracownika oraz jego przełożonego. Na liście obecności należy zaznaczyć nieobecność pracownika w danym dniu, ale bez podania przyczyny, ponieważ w przeciwnym razie naruszone zostałyby przepisy RODO.
Lista obecności – ile i gdzie przechowywać?
Jak więc widzimy, na liście obecności nie znajdziemy szczegółowych danych osobowych, ale mimo to, dokument ten powinien być przechowywany w miejscu, do którego nie mają dostępu osoby trzecie. Listy zazwyczaj przechowywane są w sekretariatach zakładów pracy, a po zakończeniu miesiąca przekazywane do działu kadr i dołączane do akt pracownika razem z innymi dokumentami. Mimo iż pracodawca nie ma obowiązku sporządzania list obecności, rozsądnym rozwiązaniem jest archiwizowanie ich przez okres minimum 3 lat. Zgodnie bowiem z Kodeksem pracy, to właśnie po tym okresie przedawniają się wszelkie roszczenia wynikające ze stosunku pracy.
Listy obecności a ewidencja czasu pracy – wszystko co trzeba wiedzieć
Od listy obecności należy odróżnić ewidencję czasu pracy, której prowadzenie jest jednym z najważniejszych obowiązków zatrudniającego. W myśl art. 149 KP: “Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”. W zestawieniu tym umieszcza się o wiele więcej szczegółowych informacji, w tym m.in. wszelkie wnioski pracownika, zwolnienia lekarskie, dane dotyczące liczby umownych godzin pracy, nadgodzin, urlopów i wiele innych. Pracodawcy, którzy nie prowadzą ewidencji czasu pracy muszą liczyć się z karą grzywny w wysokości od 1000 do nawet 30 000 złotych.
Nie trzy lata, a minimum dziesięć. Tak długo trzeba przechowywać ewidencję czasu pracy pracownika
Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. To dzięki niej wiadomo, ile przepracował pracownik w ciągu miesiąca. Co jednak zrobić z tego typu dokumentami, kiedy rozstaniemy się z pracownikiem? Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy to jedna z najistotniejszych dokumentacji, jakie pracodawca gromadzi na temat pracowników. Jej celem jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia zatrudnionego. Żeby to było możliwe, to są tam ujmowane wszelkie informacje, dotyczące tego, ile dokładnie godzin w okresie rozliczeniowym przepracował pracownik. To właśnie na niej ujęte są z jednej strony powody nieobecności zatrudnionego, ale też to z niej będzie wynikało, jeżeli przepracuje on np. za dużo godzin w danym miesiącu i będzie mu się należał dodatek za nadgodziny.
Często ewidencja czasu pracy jest mylona z listą obecności. Jednak ta druga jest dokumentem jedynie pomocniczym, na którym nie należy np. pisać powodu nieobecności pracownika. Tym samym nie da się na bazie samej listy obecności wypłacić poprawnie wynagrodzenia, nie wiedząc, czy pracownik nie był w pracy przez kilka dni z powodu urlopu, choroby czy np. wezwania na rozprawy sądowe. A każda z tych absencji jest inaczej wynagradzana.
O tym, co musi znajdować się w ewidencji czasu pracy, mówi § 6 rozporządzenia Ministra Pracy w sprawie dokumentacji pracowniczej:
Ewidencja czasu pracy, zawiera informacje o:
liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
liczbie godzin nadliczbowych,
dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy? Już nie trzy lata, a minimum dziesięć
Wcześniej przyjmowało się, że taką ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez minimum trzy lata od momentu ustania zatrudnienia pracownika. Nie wynikało to z żadnych szczegółowych przepisów, a z faktu, że po takim okresie ustawało prawo do roszczeń ze strony zatrudnionego.
Obecnie jednak mamy już przepisy, które dość jasno określają, że ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez okres 10 lat. Wynika to z art. 94 Kodeksu Pracy, który w punkcie 9b mówi, że pracodawca jest obowiązany:
przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Ewidencja czasu pracy została zaś uznana we wspomnianym powyżej rozporządzeniu Ministra Pracy jako dokumentacja ściśle związana ze stosunkiem pracy, dlatego jej okres przechowywania powinien być taki sam jak np. teczki osobowej, którą prowadzi pracodawca.
Dla pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem ewidencję czasu pracy należy przechowywać nawet pół wieku
Okres 10 lat dotyczy przede wszystkim pracowników, którzy zostali zatrudnieni nie wcześniej niż przed 1 września 2019 roku. To właśnie bowiem w ich przypadku zastosowany został krótszy termin przechowywania dokumentacji pracowniczej.
W przypadku pozostałych zatrudnionych czas ten wydłuża się do 50 lat. Skrócony może on być do 10 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony między 31 grudnia 1998 roku, a 1 stycznia 2019 roku. Ale by tak się stało, trzeba wysłać do ZUS-u specjalne raporty za każdego z pracowników. Dla tych, którzy umowy podpisali przed 31 grudnia 1998 roku, już takiej opcji nie ma i ich dokumentację nadal trzeba trzymać 50 lat. Wydaje się więc, że w takich przypadkach także i ewidencję czasu pracy należy przechowywać nawet pół wieku.
Elektronicznie czy papierowo, ważne by ewidencję mieć i w każdej chwili móc zaprezentować
Ewidencja czasu pracy jest o tyle istotna, że po latach, kiedy na przykład były pracownik postanowi dochodzić w sprawie roszczeń o niezapłacone, a przepracowane godziny nadliczbowe to taki dokument może stanowić dowód w sprawie. A jako że pracodawca jest zobowiązany go prowadzić, to przyznanie przed sądem, że się go nie posiada, będzie niekorzystne dla zatrudniającego.
Wiele firm prowadzi ewidencję czasu pracy w sposób elektroniczny i nie drukuje kart za poszczególne miesiące, lecz ma do nich zawsze dostęp poprzez program. Wydaje się, że nie ma obowiązku by je drukować, po tym jak pracownik się zwolni. Zwłaszcza że nie są one podpisywane przez pracownika, a jedynie musi być zawsze możliwość, by zatrudniony do nich zajrzał. W gestii przedsiębiorcy jest więc to, czy będzie wolał je przechowywać papierowo, czy elektronicznie. Najważniejsze, by robił to minimum 10 lat.
Lista obecności pracowników – treść, obowiązek i RODO
Lista obecności pracowników to rozwiązanie, które potwierdza rozpoczęcie i zakończenie pracy zatrudnionych w danym dniu. Czy jest obowiązkowa? Czy może zastąpić ewidencję czasu pracy? Jakie elementy powinna zawierać? Co na to RODO? Wyjaśniamy w artykule.
Czy lista obecności pracowników jest obowiązkowa?
Zacznijmy od podstaw. Lista obecności pracowników to dokument kadrowy, który potwierdza ich obecność w danym dniu pracy. W ten sposób dokumentowana jest godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy. Lista obecności może mieć:
formę papierową – pracownik podpisuje się na dokumencie,
– pracownik podpisuje się na dokumencie, formę elektroniczną – pracownik korzysta z karty magnetycznej.
Co ważne, prowadzenie listy obecności nie jest obowiązkowe. Kodeks pracy ani inne przepisy nie nakładają obowiązku jej wprowadzenia w firmie. Oznacza to, że dokument jest zwyczajowo przyjętą formą potwierdzania obecności w pracy. Pracodawca ma w tej sytuacji pełną dowolność i może wybrać rozwiązanie najbardziej dopasowane do potrzeb danego zakładu pracy.
Lista obecności pracowników a ewidencja czasu pracy
Lista obecności pracowników jest dość często mylona z ewidencją czasu pracy. Pojawiają się też pytania, czy może być prowadzona jako jedyny dokument, potwierdzający przepracowane godziny. Odpowiedź brzmi: nie. Lista obecności nie zastępuje ewidencji. Dlaczego?
Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe, na co wyraźnie wskazuje art. 149 Kodeksu pracy:
,, Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”.
Ewidencja czasu pracy zawiera więcej informacji niż lista obecności. Odnotowuje się w niej prace w niedziele i święta, godziny nadliczbowe, urlopy, zwolnienia lekarskie, a także wszelkie inne nieobecności w pracy (usprawiedliwione i nieusprawiedliwione). Dodatkowo obejmuje także wszelkie wnioski urlopowe pracownika, dokumenty dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych czy stosowania zadaniowego czasu pracy.
Pracodawca może prowadzić ewidencję zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.
Lista obecności pracowników a RODO
Jak słusznie zauważyłeś, ewidencja czasu pracy zawiera szereg szczegółowych informacji na temat czasu pracy pracownika. Co ważne, są to informacje, które w żadnym wypadku nie mogą znaleźć się na liście obecności. Wynika to z rozporządzenia RODO i ograniczeń związanych z udostępnianiem danych wrażliwych. Zabrania się przetwarzania danych, które wskazują na pochodzenie rasowe, etniczne, przekonania religijne czy przynależność partyjną lub wyznaniową. W kontekście ochrony danych osobowych informacja o stanie zdrowia danego pracownika również należy do danych wrażliwych. Z tego względu na liście obecności nie mogą znaleźć się informacje o urlopach, chorobach czy innych powodach nieobecności.
Wniosek? Lista obecności ogranicza się tylko do ustalenia obecności pracownika. Gdy pracownika nie ma w danym dniu, należy wpisać ,,nieobecność” – bez dodatkowych informacji.
Co powinna zawierać lista obecności?
Wiemy już, czego nie możesz zawrzeć na liście obecności. Przejdźmy do elementów, które powinieneś umieścić na tym dokumencie kadrowym.
Imię i nazwisko pracownika.
Dane pracodawcy lub kierownika.
Obowiązujący okres.
Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Suma przepracowanych godzin.
Podpisy – pracownika i przełożonego.
Przepisy nie wskazują na to, że lista musi zawierać takie elementy. Jednak… Nie zapominaj o nich, jeśli chcesz nadać liście obecności formalnego charakteru.
Elektroniczna ewidencja godzin pracy
Elektroniczna ewidencja czasu pracy zapewnia największą kontrolę nad czasem pracy. To efektywny sposób, a przy tym tak prosty i wygodny. Elektroniczna liczba obecności pozwala na szybką weryfikację i ustalenie, ile godzin dany pracownik przepracował w miesiącu. Możesz to sprawdzić w każdej chwili za pomocą paru kliknięć.
Największą zaletą jest jednak ułatwienie rozliczenia. System, posiadając informację o czasie pracy, wyliczy wynagrodzenie adekwatne do ilości przepracowanych godzin. Uwzględni przy tym wszelkie spóźnienia, nadgodziny, choroby, urlopy i inne nieobecności.
Chcesz wiedzieć więcej o module Rejestracji Czasu Pracy?
Napisz.
Z chęcią przedstawimy Ci możliwości oprogramowania kadrowo-płacowego iPersonel w tym zakresie.
Testy wiedzy kadrowo-płacowej
Zebrałeś trochę informacji na temat listy obecności. Czy chcesz sprawdzić swoją wiedzę kadrowo-płacową w kategorii: dokumentacja pracownicza? Rozwiąż test!
Lista obecności pracowników zgodna z RODO
Potwierdzanie obecności i usprawiedliwianie nieobecności w pracy
regulacje dotyczące zasad organizacji i porządku w zakładzie
warunki przebywania na terenie zakładu w czasie pracy jaki został przyjęty u danego pracodawcy
sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy
regulacje dotyczące sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Lista obecności, a dane osobowe pracowników
przetwarzane zgodnie z prawem, odpowiedzialnie oraz w sposób przejrzysty dla osoby, której dotyczą
zbierane w celach konkretnych, wyraźnych i co najważniejsze prawnie uzasadnionych, nie mogą być dalej przetwarzane w sposób niezgodny z wymienionymi celami
zgodne, stosowne i ograniczone do tego co jest niezbędne do celów, dla których są przetwarzane.
Art. 9 ust. 1 RODO
Lista obecności zgodna z RODO
datę,
nazwę działu lub stanowisko pracownika
imię i nazwisko pracownika
godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy
podpis pracownika.
Ewidencja czasu pracy
godzinach pracy w poszczególnych dniach
godzinach nadliczbowych
pracy w porze nocnej
pracy w niedzielę i święta
urlopach
obecnościach usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych.
Ważnym dokumentem stosowanym w zakładach pracy jest regulamin pracy. Obowiązek jego utworzenia spoczywa na pracodawcy, który nie jest objęty układem zbiorowym pracy i który zatrudnia 50 lub więcej pracowników. Rodzaj zapisów jakie powinny znaleźć się w regulaminie pracy zawiera Kodeks pracy.Zgodnie zw regulaminieJeżeli w zakładzie pracy brak jest regulaminu, to obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracownika o obowiązujących zasadach potwierdzania przybycia, obecności oraz o sposobie usprawiedliwiania nieobecności na piśmie w terminie nie późniejszym niż 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę ).Każda nieobecność pracownika w pracy powinna być usprawiedliwiona. Do przyczyn, które mogą usprawiedliwiać nieobecność zatrudnionego w miejscu pracy należą zdarzenia i okoliczności określone w przepisach prawa pracy uniemożliwiające mu stawienie się do pracy i jej świadczenie oraz inne przypadki wskazane przez niego, które nie pozwalają mu na stawienie się w pracy i zostały uznane przez pracodawcę za czynniki usprawiedliwiające nieobecność.Pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę z wyprzedzeniem o przyczynie i o przewidywanym okresie nieobecności w pracy pod warunkiem, że wcześniej była ona mu wiadoma lub możliwa do przewidzenia. W przeciwnym razie nie musi informować o przyczynie swojej nieobecności, a szczególnie jeżeli jest ona spowodowana chorobą ().Przeznależy rozumieć wszystkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Z kolei możliwa doto taka, która może być bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikowana, szczególnie za pomocą identyfikatorów jakimi są: imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy, bądź jeden lub kilka szczególnych czynników, które mogą określić fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej).Zgodnie z powyższym na liście obecności zapisuje się dane osobowe takie jak: imię i nazwisko pracownika, przyczynę nieobecności w pracy (np.: choroba, urlop). Jednak podane informacje mogą naruszać przepisy o RODO.Wynika z tego, że informacje o chorobie pracownika zapisywane na liście obecności nie są zgodne z prawem. Przekraczają zakres adekwatności i niezbędności celów przetwarzania danych.zawiera zapis, że nie ma pozwolenia na przetwarzanie danych osobowych, które ujawniają pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, jak również przetwarzania danych genetycznych, czy biometrycznych, których celem jest jednoznaczne zidentyfikowanie osoby fizycznej. Zabronione jest również przetwarzanie danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej osoby.Na podstawie tego artykułu nie można zatem przetwarzać i ujawniać na liście obecności danych dotyczących zdrowia, ponieważ przynależą one do szczególnych kategorii danych, które zgodnie z RODO nie mogą być przetwarzane.Takie informacje mogą nadal znajdować się na liście obecności. Wystarczy jeżeli pracodawca zadba o to, aby nie znajdowała się ona w miejscu ogólnodostępnym. Poza tym wszelkie informacje dotyczące nieobecności pracownika w pracy powinny zostać pominięte i uwzględnione w innym dokumencie prowadzonym przez dział kadr.Wystarczy też na liście obecności obok imienia i nazwiska pracownika umieścić odpowiednie oznaczenie, symbol identyfikujący jego nieobecność w pracy bez wyszczególniania powodu czy jest to choroba, czy urlop. Dokładne dane dotyczące nieobecności powinna zawierać prowadzona ewidencja czasu pracy, ponieważ pracownik ma prawo do tego, aby nie informować współpracowników o powodach swojej nieobecności w miejscu pracy, a zwłaszcza o tym na co chorował. Taką informację ma obowiązek przekazać jedynie do swojego bezpośredniego przełożonego lub do działu kadr.Pracodawca może prowadzić listę obecności oddzielnie dla każdego pracownika, do której wgląd będzie miał jedynie zainteresowany pracownik. Może też wykorzystać inne rozwiązanie jakim jest przyporządkowanie numeru do pracownika, który potwierdzi przy nim swoją obecność poprzez złożenie podpisu.. Dane o stanie zdrowia należą do danych wrażliwych i dostęp do nich może mieć tylko pracodawca oraz dział kadr w stopniu niezbędnym potrzebnym np.: do wyliczenia wysokości wynagrodzenia jak również sam zainteresowany.oprócz listy obecności ma. Musi ona zawierać między innymi informacje o:Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest konieczne dla prawidłowego wyliczenia wysokości wynagrodzenia pracownika lub innych świadczeń związanych z pracą. Prowadzi ją dział kadr. Informacje w niej zawarte mogą zostać udostępnione jedynie pracownikowi, którego dotyczą, pracodawcy lub przełożonemu.
Lista obecności pracowników zgodna z RODO – Doering & Partnerzy. Oferta: Sygnalista, RODO, IOD, Prace B+R
Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Niestety w obowiązujących przepisach prawa z tego zakresu, czyli ani w Kodeksie pracy ani w Rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej nie został określony sposób potwierdzania obecności pracownika. Zatem pracodawca zobowiązany jest te zagadnienia unormować w regulaminie pracy.
Najczęstszym rozwiązaniem potwierdzającym obecność pracownika jest lista obecności. Jakie informacje mogą się na niej znaleźć?
Mając na względzie zasady RODO, czyli m.in. adekwatną ochronę przetwarzanych danych osobowych oraz minimalizację danych, lista obecności powinna zawierać tylko imię i nazwisko pracownika oraz przyjęty u pracodawcy sposób oznaczania obecności. Nie należy umieszczać na takiej liście powodu nieobecności pracownika (np. zwolnienia chorobowego lub urlopu). Takie informacje powinny być dostępne tylko dla osób upoważnionych.
Pracodawca zobowiązany jest również do zastosowania takich rozwiązań, aby lista obecności była dostępna dla pracownika na czas potwierdzenia przybycia do pracy, jednak nie powinna być dostępna dla osób postronnych.
Lista obecności w pracy – jak zadbać by była zgodna z RODO?
RODO to Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (ang. General Data Protection Regulation, GDPR) wydane przez Unię Europejską w roku 2016. Reguluje ono kwestię ochrony danych osobowych oraz ich swobodnego przepływu. W Polsce rozporządzenie to obowiązuje od maja 2018 roku. Zgodnie z RODO przedsiębiorca ma obowiązek chronić w sposób szczególny tzw. dane wrażliwe swoich pracowników i nie udostępniać ich osobom nieuprawnionym. Niedopełnienie tego wymogu grozi wysokimi karami finansowymi. Lista obecności w pracy a RODO to dzisiaj częsty problem wielu przedsiębiorców.
Lista obecności – co to takiego?
Lista obecności zawiera najczęściej imiona i nazwiska osób zatrudnionych, datę rozpoczęcia (potwierdzenie przybycia) i zakończenia przez nie pracy, podpis pracownika (tylko w przypadku tradycyjnej papierowej listy obecności) oraz przyczynę nieobecności tych, którzy danego dnia w pracy się nie stawili (choroba, urlop, delegacja). I w takiej właśnie formie może zostać potraktowana przez inspektorów ds. RODO jako naruszenie przepisów. Jak sobie z tym poradzić, będąc przedsiębiorcą? Przydatne informacje na ten temat można znaleźć na stronie inewi.pl.
Wrażliwe dane osobowe na liście obecności
Artykuł 4 punkt 1 RODO mówi, że „Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (osobie, której dane dotyczą); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej”. Obowiązkiem jest zgłoszenie przyczyny nieobecności swojemu przełożonemu, który do tej pory odnotowywał ją najczęściej na liście obecności. I to właśnie przyczyna nieobecności staje się najbardziej kontrowersyjna z punktu widzenia ochrony danych osobowych, bowiem jest to nierzadko informacja wrażliwa.
Przyczyna nieobecności
Eksperci prawa pracy coraz częściej twierdzą, że na liście obecności nie powinny się pojawiać konkretne przyczyny nieobecności pracowników, zwłaszcza te dotyczące ich choroby. Pracownik ma oczywiście obowiązek poinformować pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności, jednak jego współpracownicy nie muszą o niczym wiedzieć. Podanie przyczyny nieobecności na liście obecności może zostać uznane za przetwarzanie danych niezgodnie z ich przeznaczeniem. Powinny się one znajdować w ewidencji czasu pracy, który jest osobnym dokumentem. Na liście wystarczy samo odnotowanie nieobecności, bez podawania konkretnej przyczyny.
Lista obecności jest dokumentem, który ułatwia funkcjonowanie wielu firmom. Musi być jednak przygotowywany tak, aby nie naruszać przepisów RODO.
Materiały partnera
Lista obecności a RODO
Lista obecności
Lista obecności jest jedną z form potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Zgodnie bowiem z art. 29 § 3 Kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Taki obowiązek spoczywa na pracodawcy, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. W przypadku pracodawców, którzy mają obowiązek ustalenia regulaminu pracy, przepisy dotyczące sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych.
Potwierdzanie przybycia i obecności w pracy może mieć różną formę. Pracodawca może przyjąć, że pracownik będzie potwierdzał przybycie do pracy np. poprzez zalogowanie się w systemie elektronicznym, odbijanie kart w czytnikach czy też podpisywanie się na liście obecności. Ten ostatni sposób jest najczęściej spotykany w praktyce. Nie ma przepisów prawa pracy, które nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę obowiązkowo listy obecności. Lista obecności nie jest zatem dokumentem obowiązkowym, jednak ze względów organizacyjnych i porządkowych jest ona prowadzona przez większość pracodawców.
Elementy listy obecności
Przepisy prawa pracy nie określają z jakich elementów powinna składać się lista obecności. Oczywistym jest, że przysłowiowa „lista obecności” powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia (potwierdzenie przybycia) i zakończenia pracy (obecność w pracy), podpis pracownika (w przypadku tradycyjnej, papierowej listy obecności). Ujawnianie na piśmie zbiorczej imion i nazwisk pracowników, do której dostęp mają wyłącznie współpracownicy jest uzasadnione, gdyż są to dane ściśle związane z życiem zawodowym pracownika.
Symbol absencji a lista obecności
Pracodawca, kadrowa czy też pracownik nie powinni wprowadzać innych danych do listy obecności. Symbol absencji wskazuje na przyczynę nieobecności pracownika. Osoby mające dostęp do listy obecności zazwyczaj nie są upoważnione do pozyskiwania dodatkowych danych o współpracownikach, takich jak przyczyna ich nieobecności w pracy. RODO wprowadzając zasadę minimalizacji danych, bardzo podkreśla konieczność stosowania zasad poufności informacji.
Do ewidencjonowania przyczyn nieobecności pracownika służy ewidencja czasu pracy, a nie lista obecności.
Część praktyków prawa pracy uważa jednak, że uzupełnienie przez osobę upoważnioną listy obecności o dane dotyczące absencji pracowników po zakończonym miesiącu kalendarzowym nie jest błędem, a pozwala na większą przejrzystość w kontekście uzupełniania tzw. karty ewidencji czasu pracy.
Lokalizacja listy obecności
Lista obecności ma służyć pracodawcy, a w praktyce pomaga osobom prowadzącym ewidencję czasu pracy w uzupełnieniu ewidencji czasu pracy. Osoby trzecie nie powinny mieć dostępu do listy obecności. Lista obecności nie powinna być powszechnie dostępna. Listę obecności należy umieścić w takim miejscu, aby dostęp do niej mieli jedynie zatrudnieni pracownicy.
W praktyce, listy obecności umieszczane są w sekretariacie, recepcji, rejestracji lub nawet w szatni zakładu pracy. Jeśli lista obecności udostępniania jest na żądanie pracownika, a dostęp do tego dokumentu ma jedynie osoba upoważniona, to umieszczenie listy obecności w wymienionych miejscach jest dozwolone. Lista obecności może również znajdować się w dziale kadr lub w każdym innym, dogodnym miejscu dla pracowników, jednak należy pamiętać o odpowiednim jej zabezpieczeniu przed dostępem osób trzecich.
Zasady potwierdzania przybycia i obecności w pracy przede wszystkim powinny wynikać z regulaminu pracy lub gdy pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, z treści „informacji o warunkach zatrudnienia”.
Podpis na liście obecności
Złożenie podpisu pracownika na liście obecności potwierdzającego zgodność wskazanych danych ze stanem faktycznym jest dodatkowym zabezpieczeniem przed próbą fałszowania choćby godziny przybycia do miejsca pracy. Własnoręczny podpis określonej osoby, złożony np. na liście obecności, nie jest daną biometryczną. Taki podpis nie jest bowiem przetwarzany za pomocą specjalnej behawioralnej techniki biometrycznej umożliwiającej bądź pozwalającej na jednoznaczną identyfikację autora tego podpisu. Gdyby podpis pracownika miałby być przetwarzany na sygnał cyfrowy, wtedy taki wzór podpisu mógłby zostać uznany za daną biometryczną. W obecnym stanie prawnym nie jest możliwe przetwarzanie danych biometrycznych. Jednak po wejściu w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 przetwarzanie danych biometrycznych pracownika będzie dopuszczalne wtedy, gdy podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.
TO CIĘ NA PEWNO ZAINTERESUJE:
Obowiązek potwierdzania przez pracownika przybycia do pracy i obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy to dwa odrębne zagadnienia, które często są ze sobą mylone przez pracodawców.
LISTA OBECNOŚCI 2019
Od 01 stycznia 2019 obowiązują znowelizowane przepisy Kodeksu pracy wprowadzone ustawą z dnia 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz.U.2018.2244 z dnia 2018.11.30).
Na mocy wspomnianej ustawy, pracownicy zatrudnieni na stanowisku administracyjno-biurowym zwolnieni są z obowiązku przeszkolenia okresowego z zakresu bezpieczeństwa i ochrony pracy.
Przepisy ustawy wprowadzają jednak pewien warunek.
ZMIANY W BADANIACH OKRESOWYCH PRACOWNIKÓW BIUROWYCH
Ustawa o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej reguluje zasady tymczasowego zarządzania przedsiębiorstwem po śmierci przedsiębiorcy, który we własnym imieniu wykonywał działalność gospodarczą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, zwanej dalej „CEIDG”, oraz kontynuowania działalności gospodarczej wykonywanej z wykorzystaniem tego przedsiębiorstwa.
Podstawowym celem ustawy z 5.07.2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej jest zapewnienie przedsiębiorcom będącym osobami fizycznymi możliwości zachowania ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa po ich śmierci. Ponadto celem nowych przepisów jest wzmocnienie ochrony praw osób trzecich, związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, w szczególności pracowników.
ZARZĄD SUKCESYJNY
Lista obecności zgodna z RODO o czym trzeba pamiętać?
Po wejściu w życie nowych przepisów o ochronie danych osobowych (RODO), konieczne stało się przeprowadzenie pewnych zmian organizacyjnych i kadrowych. Dotyczy to m.in. listy obecności pracowników. Co należy zrobić, aby lista obecności pracowników w firmie była zgodna z RODO?
Lista obecności zawiera dane osobowe pracowników. Powinna zatem spełniać wszelkie niezbędne zalecenia i wymogi, które niesie ze sobą Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE w kwestii ochrony danych osobowych i ich przetwarzania.
Zacznijmy od tego, że nie ma jednoznacznych przepisów prawa pracy, które bezwzględnie nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę listy obecności. To dokument nieobowiązkowy, ale często i chętnie stosowany przez pracodawców. Pozwala potwierdzić przybycie i obecności w pracy pracowników. Zazwyczaj taka lista zawiera datę, dane osobowe pracownika, jego podpis i określenie czasu pracy w danym dniu.
Warto jednak wiedzieć, że nie musi mieć standardowej, papierowej formy. Potwierdzenie obecności w pracy może odbywać się równie dobrze w formie zalogowania do systemu informatycznego. Może mieć formę „podbijania” karty pracowniczej w specjalnym czytniku, co jest często stosowanym pomysłem, zwłaszcza w większych firmach. Mamy zatem pewną dowolność. Natomiast jeśli chodzi o dostosowanie się do wymogów jakie niesie ze sobą RODO, takiej dowolności już nie ma.
Zgodnie z RODO, lista obecności to dane osobowe, a zatem ich administrator powinien je odpowiednio chronić. Jak powinien to robić?
Jak przygotować listę obecności zgodną z RODO?
Odpowiednia ochrona danych osobowych pracowników i klientów jest bardzo ważna, ale nie należy też popadać w skrajność i chorobliwą przesadę. Ujawnianie na liście obecności imion i nazwisk pracowników jest zrozumiałe i naturalne, pod warunkiem, że dostęp do nich mają jedynie współpracownicy i uprawnione osoby. Co ważne, RODO wprowadziło m.in. zasadę minimalizacji danych. Pracodawca, kadrowa, czy też pracownik nie powinni wprowadzać dodatkowych danych do listy. Jedynie te niezbędne, które służą określonym celom.
Jeśli mówimy już o celach, to przypominamy, że lista obecności pracownika, nie służy do ewidencjonowania przyczyn nieobecności pracownika. Ma to duże znaczenie, ponieważ cel w jakim przetwarzamy dane osobowe ma kluczowe znaczenie w kontekście przepisów RODO. To ewidencja czasu pracy powinna być dokumentem, na podstawie którego pracodawca wykonuje rozliczenia czasu pracy, ustala wynagrodzenie itd. Lista obecności to jedynie narzędzie pomocnicze. Biorąc to pod uwagę, zaznaczanie na liście obecności przyczyn nieobecności jest bezzasadne. Co więcej – taka praktyka może być uznana jako sprzeczna z przepisami RODO, co może skończyć się nieprzyjemnymi konsekwencjami.
Warto mieć to na uwadze i znaleźć inne rozwiązanie. Dobrym pomysłem będzie być może prowadzenie indywidualnych list obecności, albo zmiana formy informowania o jej przyczynach. Najważniejsze, aby nie zapomnieć o celu prowadzenia listy i tym samym przetwarzania danych, którym jest potwierdzanie obecności w pracy, nie zaś ewidencjonowanie czasu pracy.
Pewnego rodzaju problemem staje się też symbol absencji, czyli określenie przyczyny nieobecności w pracy. Zgodnie z przepisami RODO, może mieć to formę danych wrażliwych, do których dostępu nie powinni mieć inni w firmie i osoby postronne. Pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności, jednak nie muszą o niej wiedzieć jego współpracownicy. Wskazanie konkretnej przyczyny nieobecności, np. choroba, delegacja czy urlop na liście obecności, może zostać uznane za naruszenie i przetwarzanie danych niezgodnie z ich przeznaczeniem.
Duże znaczenie ma też lokalizacja listy obecności. Chodzi o to, aby osoby trzecie nie miały do niej swobodnego dostępu. A tym samym dostępu do zawartych w niej danych osobowych. W związku z tym listę, należy umieścić w takim miejscu, aby dostęp do niej miały jedynie zatrudnieni współpracownicy i pracodawca.
Jeśli chodzi o podpis pracownika na liście – tu nie mamy do czynienia z danymi osobowymi. Chyba, że byłby to podpis cyfrowy. Wtedy miałby charakter danej biometrycznej, co umożliwiałoby identyfikację autora podpisu, a jej przetwarzanie podlegałoby zasadom RODO. Także o zwykły podpis na wydrukowanej liście obecności nie musicie się martwić.
Tego rodzaju niuansów związanych z prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych, jest sporo. Dlatego warto mieć odpowiednie rozeznanie i wiedzę, w oparciu o którą konieczne jest dostosowanie się do nowy przepisów w ochronie danych osobowych.
Źródło: M&M Księgi Rachunkowe
키워드에 대한 정보 lista obecności pracowników a rodo
다음은 Bing에서 lista obecności pracowników a rodo 주제에 대한 검색 결과입니다. 필요한 경우 더 읽을 수 있습니다.
이 기사는 인터넷의 다양한 출처에서 편집되었습니다. 이 기사가 유용했기를 바랍니다. 이 기사가 유용하다고 생각되면 공유하십시오. 매우 감사합니다!
사람들이 주제에 대해 자주 검색하는 키워드 Lista obecności a RODO
- 동영상
- 공유
- 카메라폰
- 동영상폰
- 무료
- 올리기
Lista #obecności #a #RODO
YouTube에서 lista obecności pracowników a rodo 주제의 다른 동영상 보기
주제에 대한 기사를 시청해 주셔서 감사합니다 Lista obecności a RODO | lista obecności pracowników a rodo, 이 기사가 유용하다고 생각되면 공유하십시오, 매우 감사합니다.
